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Datenschutzerklärung im Sinne des (BDSG) und Angaben zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Speicherung und Nutzung von personenbezogen Daten Stand: 16.04.2018
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Frank Gadegast
Fon: +49.3320052920
Personenbezogene Daten werden ausschließlich bei Notwendigkeit entsprechend der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telemediengesetzes (TMG) erhoben und gespeichert.
PHADE Software speichert zum Zwecke der Auftragserfüllungen folgende personenbezogene Daten:
1) Rechnungsdaten: zum Zwecke der Rechnungsstellung werden die postalische Adresse des Kunden, in den meisten Fällen auch Vor- und Zuname eines Ansprechpartners, eine eMailadresse und Telefonnummer gespeichert.
Diese Daten werden zum Zwecke der Bilanzierung an den von PHADE Software beauftragten Steuerberater und die Finanzbehörden oder auch, je nach Fall, an Insolvenzverwalter, Rechtsbeistände oder Mahnbüros (und ansonsten nicht an Dritte) weitergegeben und mehrfach gesichert und verschlüsselt gespeichert, solange ein Kundenverhältnis besteht. In Papierform werden Rechnungen bis zu 10 Jahre aufgehoben.
Zusätzlich werden Rechnungen als PDF-Dateien gespeichert und an den Kunden auf elektronischen und in der Regel verschlüsseltem Wege verschickt, wenn er diesem nicht widerspricht (ersatzweise werden dann Rechnungen postalisch verschickt). Die Dateien sind mehrfach gesichert und werden bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Kundenverhältnisses gespeichert.
Mitarbeiter von PHADE Software haben Zugriff auf diese Daten und Dateien, wenn sie mit dem Rechnungswesen beauftragt sind.
2) Bankdaten: beauftragt der Kunde das Lastschriftverfahren gibt PHADE Software - PowerWeb die Bankdaten des Kunden an sein ausführendes Bankinstitut weiter. Die Bankdaten des Kunden werden weiterhin in Papierform und verschlüsselt in der Buchhaltungssoftware gespeichert, solange das Kundenverhältnis besteht. Mitarbeiter von PHADE Software haben Zugriff auf diese Daten und Dateien, wenn sie mit dem Rechnungswesen beauftragt sind.
3) Inhaberdaten von Domainnamen: Domainnamen werden immer auf einen Eigentümer eingetragen, dies schreiben die entsprechenden Vergabestellen vor. Die Daten werden bei der Antragstellung durch den Kunden angegeben und gesichert an uns übermittelt. Es wird entweder eine Person oder eine Firma mit zuständigen Ansprechpartner und deren Telefon, Fax und eMailadresse bei uns gespeichert und an die Vergabestelle und die von PHADE Software - PowerWeb mit der Registrierung eines Domainnamens bauftragten Firmen übermittelt. Je nach Vergabestelle veröffentlicht diese die Daten in einem weltweit zugänglichen Verzeichnis (whois), viele Vergabestellen veröffentlichen die Inhaberdaten aber schon heute nicht mehr direkt, sondern anonymisiert. PowerWeb gibt diese Daten nicht an weitere Dritte (ausser bei Rechtsstreitigkeiten an ermittelnde Behörden oder Rechtsbeistände). Die Daten werden bei PowerWeb solange mehrfach gesichert und verschlüsselt gespeichert, wie die Registrierung des Domainnamen besteht. Mitarbeiter von PHADE Software haben Zugang zu diesen Daten, wenn sie mit der Registrierung von Domainnamen und deren Abrechnung betraut sind.
Vergabestellen von Domainnamen operieren dabei auch international, d.h. in Nicht-EU-Ländern. Es ist darauf hinzuweisen, dass deren gesetzliche Bestimmungen zum Datenschutz anders ausgestaltet sind.
4) Sicherheitszertifikate: sollten Kunden sog. SSL-Zertifikate bei PHADE Software - PowerWeb bestellen, werden die Daten des Käufers (im Regelfall nur der entsprechende Hostname oder der Domainname, aber insbesondere bei sog. EV-Zertifikaten u.a. auch Vor- und Zuname, Firmierung, Postadresse, Telefon- und Faxnummer und eMailadresse) an die ausstellenden Vergabestellen zwecks Ausstellung der SSL-Zertifikate übermittelt. Die im Zertifikat eingetragenen Daten sind weltweit einsehbar. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Vergabestellen eventuell nicht an die Vorgaben des BDSG oder der DSGVO gebunden sind.
5) Lizenzprodukte: sollten Kunden lizenzpflichtige Produkte von PHADE Software - PowerWeb erwerben, kann es sein, dass die Daten des Käufers (u.a. Vor- und Zunamen, Firmierung, Postadresse, Telefon- und Faxnummer und eMailadresse) an den Lizenzgeber zwecks Eintragung und Aktivierung der Produkte übermittelt werden. Es ist darauf hinzuweisen, dass Lizenzgeber eventuell nicht an die Vorgaben des BDSG oder der DSGVO gebunden sind.
6) Logdateien: zur Überwachung und Fehlerbehebung werden von PHADE Software - PowerWeb sog. Logdateien erstellt. Diese enthalten insbesondere IP-Adressen, Zeitstempel und auch Userkennungen. Logdateien werden nach verschiedenen Verfahren rotiert und gelöscht. In der Regel nach einem Monat. Auswertbare Logdateien werden für unsere Kunden zum Herunterladen bereitgestellt bzw. werden aus diesen auch automatisiert Statistiken erstellt, die nur dem Kunden und PHADE Software zugänglich sind und zumeist für ein Jahr gespeichert werden. Webstatistiken sind nach der Aufsummierung zumeist bereits entpersonalisiert. Wenn Kunden selbsttätig Logdateien auswerten, obliegt die Verantwortung nicht mehr PHADE Software - PowerWeb.
7) Zugang zum Housingcenter: bei Buchung eines Rackproduktes (PowerWeb Rack oder PowerWeb Halfrack) können Kunden direkten Zugang zum Housingcenter erhalten. Hierbei werden sowohl ein Ausweisbild, Vor- und Zuname, postalische Adresse, eMailadresse und Telefon- oder Handynummer, sowie ein Handscan der Mitarbeiter des Kunden erhoben und an den Betreiber des Rechenzentrum übermittelt. Diese Daten werden solange verschlüsselt gespeichert, wie das Kundenverhältnis besteht und der Mitarbeiter des Kunden aktiv Zugang hat. Mitarbeiter von PHADE Software - PowerWeb haben Zugang zu diesen Daten, wenn sie den Zugang zum Housingcenter für die Mitarbeiter des Kunden koordinieren.
8) eMails an PHADE Software: eMails, die an PHADE Software - PowerWeb geschickt werden, werden unbegrenzt lange mehrfach gesichert und verschlüsselt gespeichert.
9) Cookies und Werbedaten: die Server von PHADE Software - PowerWeb verwenden keine Cookies und sind nicht Teil von Werbenetzwerken. Auf Kundenservern können diese jedoch verwendet werden, wenn Kunden dies selbst in ihre eigenen Webseiten einbauen. Die Erstellung und Pflege von Webseiten gehört nicht zu PHADE Softwares Aufgaben.
Wird PHADE Software - PowerWeb mit administrativen Massnahmen bei der Pflege von Diensten und Servern eines Kunden betraut, ist oft ein administrativer Zugang zu u.a. Datenbanken und Webseiten des Kunden nötig. Dabei können die Mitarbeiter von PHADE Software - PowerWeb auch Kenntnis zu Kundendaten und Daten von deren Kunden und/oder Nutzern der vom Kunden genutzten Dienste gespeicherten Daten erlangen. Dies stellt jedoch keine Datenverarbeitung dar. Die Daten werden generell vertraulich behandelt und nicht an Unbefugte weitergegeben oder vervielfältigt und ausschliesslich auf dem vom Kunden gemieteten Server belassen.
Zusätzlich werden jedoch auch Dateien der Kunden, die personenbezogene Daten enthalten können, in Backups auf von PHADE Software - PowerWeb betriebenen Servern gespeichert. Es obliegt dem Kunden seine Daten vor dem Erstellen von Backups entsprechend zu entpersonalisieren und zu verschlüsseln.
Zwecks Entstörung und Schutz von bereitgestellten Diensten übermittelt PowerWeb IP-Adressen und eventuell auch Zeitstempel von Zugriffen von Kundenservern und Nutzern von Diensten von PHADE Software - PowerWeb und deren Kunden notwendigerweise auch an Dritte, z.B. an Dienstleister von internationalen Anbietern von Weitverkehrsstrecken, aber auch Dienstleistern von sog. Blacklisten.
PHADE Software - PowerWeb setzt die technisch möglichen Massnahmen (State-of-the-Art) ein, um den Zugang und die Speicherung von personenbezogenen Daten einzuschränken und den Zugriff zu schützen. Dazu gehört u.a. die Verschlüsselung der Daten und Dateien selbst per Hardware und Software, die Übermittlung an berechtigte Personen auf verschlüsseltem Weg (z.B. https, ssl), der eingeschränkte Zugang mit möglichst sicheren Usernamen und Passworten und erzwingt die Verschlüsselung soweit möglich. Die entsprechenden Verfahren werden entsprechend dem technischen Fortschritt laufend angepasst.
Löschen von Datenträgern: nicht mehr benutzte Datenträger (u.a. Festplatten, CDs, DVDs, SSDs und USB-Sticks) werden von PHADE Software - PowerWeb fachgerecht zerstört und entsorgt. Wiederverwendbare Datenträger werden vor Wiederverwendung passend sicher gelöscht.
Kunden und Interessenten von von PHADE Software - PowerWeb angebotenen Produkten können jederzeit bei PHADE Software - PowerWeb die über sie gespeicherten Daten auf schriftlichen Wege mit Unterschrift (in Teilfällen auch per per S/MIME signierter eMail) erfragen, dazu gehören die Daten selbst, die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Empfänger und Übermittlungsart bei Übermittlung an Dritte und die Speicherdauer. Kunden und Interessenten können der Speicherung dieser Daten schriftlich mit Unterschrift (oder per S/MIME signierter eMail) widersprechen und die Löschung bzw. Telllöschung oder Aktualisierung oder Änderung fordern. PHADE Software behält sich in diesen Fällen jedoch vor, bestehende Vertragsverhältnisse zu terminieren oder Interessenten keine Produkte anzubieten, wenn die Daten zur Erfüllung von beauftragten Leistungen zwingend notwendig wären.
Kunden können jederzeit eine Korrektur der über sie gespeicherten Daten verlangen. Dazu werden von PHADE Software verschiedenen Wege (Online-Zugang bzw. Online-Formulare, PDF-Formulare oder sonstige Vorlagen) angeboten.
Es besteht ein Beschwerderecht bei den entsprechenden Aufsichtbehörden.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wird regelmässig durch den Verantwortlichen bei PHADE Software - PowerWeb überprüft.
Mit der Nutzung unserer Webseiten oder der Buchung von Produkten stimmen Nutzer und Besteller vorab der Datenschutzerklärung in der jeweils aktuellen gültigen Fassungen zu. Neukunden bzw. Altkunden, die neue Bestellungen aufgeben, stimmen auch zukünftigen Versionen der Datenschutzerklärung zu, dazu ist diese jederzeit auf unserer Internetseite, im Kundenportal und während eines neuen Bestellvorgangs einzusehen und zu bestätigen.
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